Ein großes Problem: Wenn Arbeitszeit nicht auf der Rechnung erscheint
Die ProSoft Krippner GmbH ist eine feste Größe in der sächsischen IT-Landschaft. Seit 1990 betreut das Systemhaus mit heute 60 Mitarbeitern tausende Geschäftskunden von Leipzig bis Dresden. Doch hinter den Kulissen kämpfte das Team lange mit einem Problem, das viele Dienstleister kennen: Die geleistete Arbeit war nicht immer vollständig auf der Rechnung zu sehen.
Denn die interne Erfassung der Leistungen war zersplittert. Mal notierten die Techniker ihre Zeiten auf Zetteln, mal in einer selbstgebauten Access-Datenbank. Richard Wohlfeld, Geschäftsführer von ProSoft Krippner GmbH, beschreibt die damalige Situation offen:
"Datenbestände waren an unterschiedlichen Stellen zu finden und mussten aufwendig gesichtet werden. Stellenweise kam es zu doppelten Abrechnungen, Leistungen wurden gar nicht abgerechnet und es war schwer, die Mitarbeiter zu motivieren, ihre Leistung überhaupt zu erfassen."
Das Ergebnis war frustrierend: Leistungen fielen „unter den Tisch“, weil ein ausgeklügeltes Werkzeug fehlte, um sie effizient zu dokumentieren.
Warum sich das Systemhaus für eine Branchenlösung entschied
Als IT-Profis mit über 35 Jahren Erfahrung wissen die Entscheider bei ProSoft Krippner genau, was eine Software leisten muss. Dass die Wahl auf venabo.SERVICE fiel, lag vor allem an der Herkunft der Lösung. Sie wurde von einem Systemhaus für Systemhäuser entwickelt: emvion. Dieser Umstand war für das Team ein starkes Signal – wer selbst in der Branche arbeitet und eine marktreife Lösung entwickelt, kennt die Anforderungen aus erster Hand.
„Unser Gedanke war: Wenn ein Branchenmitglied eine eigene Software entwickelt, die so gut ist, diese monetär zu vermarkten, dann muss diese zu uns passen. Genau dem war auch so“, erklärt Richard Wohlfeld die Entscheidung.
Neben der Herkunft gab es auch eine harte technische Anforderung: Die Software musste Wartungsverträge mit Vorauskasse-Kontingenten sauber abbilden können. Im Vergleichstest konnte nur venabo.SERVICE diese komplexe Abrechnungslogik zufriedenstellend lösen. Weitere Pluspunkte waren die optische Aufmachung, Single Sign-On (SSO) und die Anbindungsmöglichkeit an die eigene Warenwirtschaft.
Einführung der Software und Ablösung der Altsysteme
ProSoft Krippner machte bei der Einführung kurzen Prozess. Anstatt alte und neue Systeme parallel laufen zu lassen, wurden die alten Tools direkt nach der Installation der neuen Software abgeschaltet. Dieser klare Schnitt sorgte dafür, dass sich das Team sofort mit der neuen Lösung auseinandersetzen musste. Und das funktionierte erstaunlich gut.
"Da wir uns in der EDV heimisch fühlen und die Software quasi selbsterklärend ist, war der Umstieg in kurzer Zeit geschafft. Gegenwind aus dem eigenen Team haben wir keinen erhalten."
Um den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, erstellte das Team selbstgeschriebene FAQ-Blätter für die Kollegen. Diese kurzen Anleitungen halfen jedem Einzelnen, sich schnell zurechtzufinden – eine pragmatische Maßnahme, die sich durch alle Abteilungen zog. Die Endkunden bekamen von der Umstellung nichts mit.
Eine kleine Hürde gab es dennoch: Die Logik der Serviceverträge musste angepasst werden. Während die Software mit Geldbeträgen rechnet, kalkulierte ProSoft Krippner in Stunden. Die Lösung fand sich in einem Anpassungsfeld in der Datenbank, das die Werte automatisch umrechnet.
Ehrliche Worte zur Einarbeitung
Während die Grundfunktionen für die Anwender quasi selbsterklärend sind, nennt Wohlfeld auch einen Bereich, der etwas Zeit zur Einarbeitung benötigt: die Erstellung individueller Berichte.
„Eine deutliche Einarbeitungszeit sollte für den Berichtsdesigner eingeplant werden, da man sich intensiv mit den Datenquellen befassen muss.“
Der Aufwand lohnt sich dennoch: Heute nutzt das Unternehmen passgenaue, selbst erstellte Auswertungen, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Konkrete Ergebnisse: Mehr Umsatz durch lückenlose Erfassung
Der wichtigste Erfolg der Umstellung zeigt sich heute direkt in der Fakturierung. Das Phänomen der „vergessenen“ Leistungen gehört der Vergangenheit an. Besonders bei Kunden ohne festen Wartungsvertrag werden Ad-hoc-Einsätze nun konsequent erfasst und berechnet.
Ein weiterer Mehrwert zeigt sich in der Zusammenarbeit: Arbeiten mehrere Kollegen an einem Projekt, kann im venabo.SERVICE jederzeit zentral nachgelesen werden, an welcher Stelle sich das Projekt befindet und welche Tätigkeiten bereits erledigt wurden. Das schafft Klarheit – auch standortübergreifend. Richard Wohlfeld zieht eine positive Bilanz:
"Spür- und messbar konnten wir über die Jahre der Nutzung die Anzahl der abrechenbaren Leistungen steigern. Etliche Leistungen sind früher ‚unter den Tisch gefallen‘. Mit venabo.SERVICE hat sich dies geändert."
Der Alltag: Performance und Flexibilität im Außendienst
Heute ist venabo.SERVICE von emvion fester Bestandteil der Betriebsorganisation. Dabei nutzt ProSoft Krippner die venabo-Software nicht nur standardmäßig: Das Ticketsystem dient beispielsweise speziell zur Nachverfolgung von Reklamationsfällen – eine kreative Anpassung an den eigenen Workflow.
Besonders beeindruckt ist das Team von der technischen Performance der Webzugänge für die Außenstandorte und Techniker: „Ob venabo.SERVICE vom internen Netzwerk oder von extern erreicht wird, ist nahezu nicht spürbar. Die Performance des Gesamtsystems ist sehr überzeugend.“
Support auf Augenhöhe
Auch beim Thema Support schaut ProSoft Krippner genau hin. Als Dienstleister, der selbst von Service lebt, erwartet das Unternehmen Antworten auf Augenhöhe. Die Zusammenarbeit mit dem venabo-Support beschreibt das Team als kompetent und schnell: Anfragen werden priorisiert bearbeitet: „Das Gefühl, im First-Level-Support stecken zu bleiben, kam bisher nie auf.“
Fazit: Ein Werkzeug, das sich auszahlt
Für ProSoft Krippner ist die Software heute ein zentraler Baustein der Betriebsorganisation. Die Investition hat sich nicht nur durch stabilere Prozesse gelohnt, sondern ganz direkt durch mehr abrechenbare Stunden.
Tipps für andere IT-Dienstleister
Anderen Systemhäusern, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, gibt Richard Wohlfeld konkrete Empfehlungen mit:
- Live-Demo statt Hochglanz-Präsentation: Vertriebliche Präsentationen sind ein guter Einstieg, aber eine Demo im Produktivsystem ist deutlich aussagekräftiger.
- Eigene Prozesse hinterfragen: Nicht die Software mit Gewalt an alte Abläufe anpassen, sondern offen prüfen, ob eine Veränderung nicht sogar besser wäre.
- Flexibel bleiben: venabo.SERVICE hat auch bei ProSoft Krippner Prozesse verändert – im Nachgang stellte sich heraus, dass dies eine Verbesserung war.
"An venabo.SERVICE hat uns am meisten überrascht, wie durchdacht die Software ist. Dies in Kombination mit der einfachen Handhabung und einer vernünftigen Preisgestaltung machen die Lösung für uns zu einem echten Gamechanger. Die Software ist ein zentraler, nicht mehr wegzudenkender und effizienter Baustein unserer gesamten Betriebsorganisation geworden."
Über ProSoft Krippner GmbH
Die ProSoft Krippner GmbH wurde 1990 gegründet und zählt heute zu den führenden IT-Systemhäusern in Sachsen. Mit rund 60 Mitarbeitern an den Standorten Leipzig, Dresden und Delitzsch betreut das Unternehmen tausende Geschäftskunden mit einem breiten Portfolio: von IT-Consulting über Hardware und Cloud Services bis hin zu Wartung und Helpdesk.
