Echtzeit-Zeiterfassung und transparente Nachkalkulation

Zeiten für Aufträge und Projekte sekundengenau erfassen

Handschriftliche Stundenzettel sind unzuverlässig und können zu Übertragungsfehlern führen. Mit venabo erfassen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten sekundengenau auf Aufträge und Projekte – von der mobilen Zeiterfassung beim Kunden bis zur automatisierten Nachkalkulation.

Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Team, optimieren Sie Ihre Ressourcenplanung und schaffen Sie nachvollziehbare Abrechnungsgrundlagen.

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Mobile Zeiterfassung

Erfassen Sie über die venabo-App Ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig. Das System dokumentiert bei Bedarf GPS-Standorte für Nachweis- und Optimierungszwecke. Die Offline-Funktionalität gewährleistet auch in internetfreien Bereichen eine zuverlässige Zeiterfassung.

Ressourcen-Verwaltung

Ihre Mitarbeitenden können neben Personalzeiten auch Maschinenstunden, Fahrzeugnutzung und Materialverbrauch erfassen: für eine vollständige Projektkostenrechnung. Diese Daten fließen automatisch in die Nachkalkulation und ermöglichen präzise Rentabilitätsanalysen.

ERP-Schnittstellen

Verbinden Sie venabo nahtlos mit den bestehenden Unternehmenssystemen, wie SelectLine, microtech, meinBüro tophandwerk oder weclapp. Sie können fast alle ERP-Systeme anbinden. Die Anbindung sollte jedoch entweder direkt per Datenbank oder per REST-API erfolgen.

venabo Auftrags- und Projektzeiterfassung:
maßgeschneidert für Ihre Abteilung

  • Echtzeit-Ansicht für Ihre Projektfortschritte
  • Kostenüberwachung mit Anzeige bei Budgetüberschreitungen
  • Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche für fundierte Entscheidungen
  • Aufträge und Projekte mit GPS-Nachweis des Einsatzortes erfassen
  • Offline-Funktionalität mit späterer Synchronisation der Daten
  • Fotodokumentation und Notizen mit Arbeitszeiten-Zuordnung
  • Datenexporte für ERP-Systeme wie SelectLine oder DATEV
  • Präzise Nachkalkulationen durch genaue Zeit- und Kostenerfassung
  • Kennzahlenvergleich zwischen den Projekten und Zeiträumen
  • Einblicke in Projektrentabilität und Mitarbeiterauslastung
  • Datenbasierte Grundlagen für Kalkulation und Preisgestaltung
  • Compliance bei Audits durch lückenlose Arbeitszeitdokumentation

Echtzeit-Zeiterfassung und transparente Nachkalkulation

Echtzeit-Timer mit Start/Stopp-Funktion

Ihre Mitarbeitenden starten per Klick die Zeiterfassung für spezifische Aufträge und Projekte und stoppen diese bei Unterbrechungen. Beispiel: Ein Servicetechniker startet den Timer beim Betreten der Kundenanlage und pausiert automatisch bei der Mittagspause – alle Zeiten werden genau dokumentiert.

GPS-Standorterfassung für mobile Teams

Bei der mobilen Zeiterfassung werden automatisch GPS-Koordinaten mit Start- und Endpunkt Ihrer Mitarbeitenden gespeichert. Beispiel: Alle Außendienstmitarbeitenden dokumentieren nicht nur ihre Arbeitszeit, sondern auch den exakten Einsatzort beim Kunden für Nachweise und Optimierung der Anfahrtswege.

Maschinenzeit- und Fahrzeugerfassung

Neben Personalzeiten können Sie auch den Einsatz von Maschinen, Werkzeugen oder Fahrzeugen für die Kostentransparenz erfassen. Beispiel: Baggerstunden und Fahrerstunden werden parallel auf dasselbe Bauprojekt gebucht und in der Nachkalkulation zusammengeführt.

Multi-Platform Zeiterfassung

Ihre Mitarbeitenden können die Arbeitszeiten über Desktop-App, Zeiterfassungsterminal oder mobile venabo-App erfassen – je nach Arbeitsplatz und Situation. Beispiel: Büromitarbeitende nutzen den PC, Werkstatt-Teams das Terminal und Außendienstler die Smartphone-App.

Automatische Datenauswertung und Berichte

Erstellen Sie individuelle Reports mit Kennzahlen zu Projektstatus, Produktivität und Kostenentwicklung. Alle Daten fließen über Schnittstellen in ERP-Systeme für nahtlose Weiterverarbeitung.

Clevere Pausenregelungen

Das System erkennt Arbeitsunterbrechungen und kann automatische Pausen nach gesetzlichen Vorgaben einbuchen oder manuelle Pausenerfassung ermöglichen.

Typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen

Serviceauftrag mit mobiler Erfassung

Serviceauftrag mit mobiler Erfassung

Ein Servicetechniker erhält einen Reparaturauftrag, startet beim Kunden die venabo-App und wählt das richtige Projekt. Bei Buchung werden die GPS-Koordinaten automatisch erfasst. Bei Materialbesorgung pausiert er den Auftrag/das Projekt und startet ihn nach seiner Rückkehr erneut. Alle Zeiten werden automatisch dem Kundenauftrag zugeordnet und in die Abrechnung übernommen.

Projektarbeit im Büro

Projektarbeit im Büro

Eine Ingenieurin arbeitet an drei verschiedenen Bauprojekten. Sie verteilt seine Arbeitszeit am Abend oder am nächsten Tag auf die unterschiedlichen Projekte. Dabei entscheidet sie selbst, ob sie die Zeiten mit von/bis oder als pauschale Dauer erfassten möchte.

Baustellen-Zeiterfassung mit Maschinenkosten

Baustellen-Zeiterfassung mit Maschinenkosten

Auf einer Baustelle erfassen Arbeiter ihre Zeiten über ein robustes Terminal, während der Baggerführer parallel die Maschinenstunden des Baggers dokumentiert. Beide Kostenstellen – Personal und Maschine – werden automatisch dem Bauprojekt zugeordnet und in der Nachkalkulation zusammengeführt.

Offsite-Projekt ohne Internetverbindung

Offsite-Projekt ohne Internetverbindung

Mitarbeitende eines Elektrobetriebs arbeiten in einem Industriegelände ohne WLAN. Sie erfassen ihre Arbeitszeiten über die venabo-App im Offline-Modus auf verschiedene Aufträge. Nach Feierabend synchronisiert die App automatisch alle Daten mit dem Server, sobald wieder Internetverbindung besteht.

Starten Sie jetzt eine Echtzeit-Erfassung für Ihre Aufträge und Projekte!

Vereinbaren Sie jetzt eine Live-Demo und erleben Sie, wie venabo Ihre Auftrags- und Projektzeiterfassung in weniger als 3 Wochen verändert  – transparent, mobil und direkt in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert.

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Häufig gestellte Fragen

Die venabo-App erfasst Zeiten sekundengenau und funktioniert auch offline. Sobald Internetverbindung besteht, werden alle Daten automatisch synchronisiert. GPS-Tracking ist optional und DSGVO-konform aktivierbar.

Ja, neben Personalzeiten können auch Maschinen-, Werkzeug- und Fahrzeugstunden auf Projekte gebucht werden. Dies ermöglicht eine vollständige Kostentransparenz in der Nachkalkulation.

Die Standorterfassung erfolgt nur mit Mitarbeitereinwilligung und ist DSGVO-konform. Sie kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden und dient primär der Dokumentation von Kundenbesuchen.

Projektdaten können über CSV-Import, per Datenbank oder API-Schnittstellen aus bestehenden Systemen übernommen werden. Die Konfiguration eigener Projektstrukturen erfolgt in der Regel in weniger als einem Tag.