Die Ausgangslage: Wachstum sorgt für Unübersichtlichkeit
EPSI Europe GmbH, seit über 40 Jahren als Spezialist für Maskierungen und Lackierzubehör in der Oberflächentechnik erfolgreich, stand vor einer typischen Herausforderung wachsender mittelständischer Unternehmen: Mit zunehmender Mitarbeitenden-Anzahl konnte man die Arbeitszeiten und auch die individuellen Bedürfnisse immer schwerer überblicken.
„Während der Wachstumsphase des Unternehmens wurden die Bedürfnisse und Arbeitszeiten der Mitarbeitenden immer unübersichtlicher“, erinnert sich Christian Bierwagen, Geschäftsführer der EPSI Europe GmbH. Konkret fehlte dem Unternehmen der Überblick über die flexiblen Arbeitszeiten: wer ging früher, wer startete später? Besonders bei Aushilfen mangelte es im Unternehmen an Transparenz über die geleisteten Stunden.
Die erste Lösung war eine Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware eines Marktbegleiters von venabo. Doch nach zweijähriger Nutzung war der Frust über das System so groß, dass EPSI gezwungen war, nach Alternativen zu suchen.
Warum ausgerechnet venabo.ZEIT?
Bei der Suche nach einer neuen Lösung hatte EPSI Europe klare Prioritäten: Die Benutzerfreundlichkeit stand an erster Stelle, gefolgt von einer übersichtlichen Personalverwaltung. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Erfassung von Arbeitszeit im Homeoffice. Für das Unternehmen mit den Standorten in Hasbergen und Wathlingen wurde das Thema der Arbeitszeiterfassung zunehmend relevanter.
Nach einer umfangreichen Prüfung diverser Cloud-Lösungen und mehreren Produkt-Demos fiel die Entscheidung auf venabo.ZEIT. Ausschlaggebend war nicht nur die Funktionalität der Software, sondern auch die Menschen dahinter, was die professionelle Begleitung während des Onboardings im Anschluss nur bestätigte.
Zügiger Wechsel mit menschlichem Support
Die Entscheidung zum Wechsel war schnell getroffen. Zu groß war die Frustration mit dem bisherigen System. Die venabo-Experten haben die EPSI Europe eine Zeit lang intensiv unterstützt, um Zeitmodelle und Daten der Mitarbeitenden in das neue System zu übertragen. „Wir wurden eine Zeit lang begleitet, um das neue System mit Zeitmodellen und Mitarbeiterdaten zu füllen; und auch nachdem wir live gegangen sind und die ersten Fragen aufkamen, haben wir einen sehr guten Service erhalten“, so Christian Bierwagen.
Als EPSI den Standort in Wathlingen bezog, bewährte sich die Flexibilität von venabo.ZEIT besonders: „Als wir einen weiteren Standort eröffneten, war es ein Kinderspiel unser System zu erweitern, alles war per Plug & Play möglich, da hier detailliert vorbereitet wurde. Auch die neuen Kollegen kamen sofort mit der Lösung klar.“
"Als wir einen weiteren Standort eröffneten, war es ein Kinderspiel unser System zu erweitern, alles war per Plug & Play möglich, da hier detailliert vorbereitet wurde. Auch die neuen Kollegen kamen sofort mit der Lösung klar."
Benutzerfreundlichkeit generationsübergreifend
Heute nutzen alle 27 Mitarbeitenden an beiden Standorten die Software venabo.ZEIT – unabhängig davon, ob sie im Betrieb, im Büro oder im Homeoffice arbeiten. „Die Nutzung im Alltag stellt sich als sehr benutzerfreundlich dar. Die App ist aufgeräumt und einfach gehalten, da kommen alle Kollegen und Kolleginnen durch alle Generationen hinweg mit klar“, betont Christian Bierwagen.
Die EPSI Europe GmbH nutzt das System seit der Einführung hauptsächlich für drei Kernbereiche:
- Zeiterfassung: Präzise Erfassung aller Arbeitszeiten über verschiedene Standorte hinweg
- Mitarbeiterverwaltung: Zentrale Verwaltung aller Personaldaten
- Urlaubsplanung: Vereinfachte Antragsverwaltung und Übersicht
Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase bei den Arbeitszeitmodellen läuft der Alltag mit venabo.ZEIT bei EPSI Europe reibungslos: „Wenn man die Logik der Software verstanden hat, dann ist das System recht einfach.“
venabo-Lösung bewährt sich bei Lohnbuchprüfung
Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung ist mit venabo.ZEIT deutlich vereinfacht. „Alles ist per Klick direkt verfügbar“, so die Erfahrung bei EPSI. Besonders bewährt hat sich die Lösung von venabo bereits bei einer Lohnbuchprüfung: Alle benötigten Daten, und somit auch die Antworten, waren direkt abrufbar.
Messbare Vorteile: Mehr Ruhe, weniger Aufwand
Die konkreten Verbesserungen seit der Einführung von venabo.ZEIT sind bei EPSI Europe deutlich spürbar:
Faire Urlaubsplanung: „Durch venabo ist die Planung von Abwesenheiten deutlich vereinfacht und hat für mehr Ruhe in der Urlaubsplanung gesorgt.“
Effiziente Antragsverwaltung: „Besonders angenehm ist die Antragsverwaltung der Mitarbeitende, es ist super einfach diese zu prüfen.„
Standortübergreifende Transparenz: Die zentrale Verwaltung beider Standorte in einem System schafft durchgängige Übersicht über alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
"Für die Zusammenarbeit und Support kann ich nur ein großes Lob an unseren direkten Ansprechpartner aussprechen. Es wurde sich super gekümmert und wir haben einen reibungslosen Übergang erleben können"
Fazit aus der Praxis
Für andere Unternehmen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, hat EPSI Europe einen Rat: „Es ist wichtig, eine Auflistung mit den konkreten Erwartungen und Voraussetzungen an das System aufzustellen. Denn nicht jede Software kann alle Anforderungen eines Unternehmens erfüllen. Definitiv sollte man seine Prioritäten setzen, was unbedingt erfüllt sein muss und was einfach gut wäre, zu haben“, so Christian Bierwagen.
Aber auch die Erfahrung mit dem vorherigen System zahlte sich für das Unternehmen aus: „Vielleicht war es gut, mit einem anderen System zu starten, um venabo wirklich schätzen zu lernen. Ein System, das meinen Alltag in der Personalverwaltung deutlich erleichtert hat.“
Über EPSI Europe GmbH
Die EPSI Europe GmbH ist seit über 40 Jahren als Spezialist für Maskierungen für die Oberflächentechnik und weiteres Lackierzubehör erfolgreich. Als Tochter des amerikanischen EPSI-Konzerns (gegründet 1976) ist das Unternehmen international vernetzt. Nach der Gründung von EPSI Europe in Rotterdam 2006 erfolgte der Umzug nach Deutschland mit Neugründung der EPSI Europe GmbH im Jahr 2014. Seit 2020 ist der Hauptsitz in Hasbergen angesiedelt, 2022 kam der Produktionsstandort Wathlingen hinzu.
Mit 27 Mitarbeitenden an zwei Standorten bietet EPSI Europe individuelle Lösungen für die Oberflächentechnik – von Standardprodukten wie Kappen, Stopfen und Lackierhaken bis zu kundenspezifischen Sondermaskierungen und Gestellen.
EPSI Europe nutzt venabo.ZEIT seit Januar 2021.
