Im hektischen Praxisalltag, in dem oft Notfälle den Takt vorgeben, sind manuelle Prozesse wie Stundenzettel ein Risiko.
- Komplexe Personalstruktur: Unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit-Mütter, Minijobber, Reinigungskräfte) machen die manuelle Planung zum Rechen-Albtraum.
- Hausbesuche & Mobilität: Wenn Ärzte oder VERAHs unterwegs sind, fehlen oft genaue Zeitnachweise. Das "Nachtragen" ist ungenau und rechtlich angreifbar.
- Überstunden-Chaos: Saisonale Spitzen (z.B. Grippewelle) führen zu Überstunden, die händisch kaum fair und korrekt zu verwalten sind.
- Haftungsrisiken: Ohne lückenlose Dokumentation drohen bei Prüfungen Bußgelder wegen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz oder den Mindestlohn.
Zeiterfassung, die Ihren Praxisalltag entlastet
venabo integriert sich lautlos in Ihre Abläufe, damit das Team sich auf die Patientenversorgung konzentrieren kann.
Hybride Erfassung (Terminal & App)
Am Empfang stempeln MFAs hygienisch und schnell per Chip am Terminal oder PC. Bei Hausbesuchen nutzen Ärzte und Assistenzen die venabo App auf dem Diensthandy – inklusive Offline-Modus.
Automatisierte Teilzeit-Verwaltung
Ob 450€-Kraft oder Halbtagsstelle: Hinterlegen Sie individuelle Wochenarbeitszeiten. Das System berechnet Soll-Ist-Stunden, Urlaubsansprüche und Überstunden automatisch.
Digitale Urlaubsplanung
Schluss mit Zetteln im Fach. Urlaubsanträge werden digital gestellt und von der Praxisleitung mit einem Klick genehmigt. Eine automatische Prüfung verhindert Unterbesetzung in der Urlaubszeit.
Revisionssichere Daten & Lohn-Export
Alle Daten sind manipulationssicher gespeichert. Am Monatsende exportieren Sie fertige Datensätze für Ihren Steuerberater oder das Lohnbüro (z.B. DATEV-Format).
So schneidet venabo gegenüber herkömmlichen Methoden in medizinischen Einrichtungen ab:
| Kriterium | Manuelle Liste / Excel | Einfache Stechuhr | venabo (für Arztpraxen) |
|---|---|---|---|
| Hausbesuche | Zeiterfassung oft geschätzt / vergessen | Nicht möglich | Mobile App (GPS-Option & Offline) |
| Teilzeit/Minijob | Hohe Fehlerquote bei Berechnung | Kann Modelle oft nicht abbilden | Automatisierte Berechnung aller Modelle |
| Datenschutz | Listen liegen oft offen herum (Verstoß!) | Daten oft lokal/unsicher | DSGVO-konform & Rollenrechte |
| Überstunden | Mühsames Zusammenrechnen | Keine Salden-Anzeige | Echtzeit-Konto für jeden Mitarbeiter |
| Integration | Keine Schnittstelle | Keine Schnittstelle | Export für Lohnbuchhaltung |
Fokus auf Patienten statt Papierkram: Messbare Entlastung für Ihre Praxis
Ihre Kompetenz wird im Behandlungszimmer gebraucht, nicht am Schreibtisch. So reduziert venabo den administrativen Ballast für Praxisinhaber und Praxismanager:
- 80 % weniger Zettelwirtschaft: Statt händischer Stundenzettel, die am Monatsende mühsam zusammengerechnet werden, fließen alle Zeiten direkt digital zum Steuerberater.
- 100 % MFA-Zufriedenheit: Transparenz schafft Vertrauen: Ihr Team sieht Überstunden und Urlaubstage jederzeit in der App. Das beendet Diskussionen über "gefühlte Ungerechtigkeit" sofort.
- 100 % Rechtssicher: Ob Mindestlohn-Dokumentation oder Pausenzeiten-Kontrolle: Sie erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben automatisch, ohne daran denken zu müssen.
- Volle Kostenkontrolle: Vermeiden Sie teure Überzahlungen durch Rechenfehler. Sie zahlen exakt für die geleistete Arbeit – minutengenau und fair.
Sorgen Sie für Praxisfrieden auf Knopfdruck. Mit venabo schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, in der sich Ihr Team fair behandelt fühlt und die Verwaltung fast von alleine läuft – damit wieder das Wesentliche im Mittelpunkt steht: Das Wohl Ihrer Patienten.
Preise & Lizenzmodelle: Transparente Kostenstruktur für Ihren Betrieb
Unsere Preise skalieren mit Ihrer Unternehmensgröße und dem gewünschten Funktionsumfang.
Lizenzierung: Pro Mitarbeiter/Monat.
Hardware: Einmalige Anschaffung (z.B. RFID-Terminals).
Einrichtung: Unterstützung bei der Abbildung Ihrer Schichtmodelle inklusive.
Arztpraxen
10 Lizenzen und Erweiterungen
Ab 45 €
monatlich im Gesamtpaket
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Arbeitszeiterfassung
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Zeitkontrolle
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Arbeitszeitmodelle
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Zeitzuschläge
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Berichte
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Genehmigungen
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Dashboard
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Rollen und Rechte
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eAU-Abfrage
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Auftrags- & Projektplanung
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Mehrstufiges Antragswesen
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Zulagen
- Erweiterungen:
Optional modular erweiterbar (aus vielen Zusatzmodulen die besten Lösungen für Ihr Unternehmen wählen)
Erstklassige Unterstützung für reibungslose Abläufe
„Mit venabo.ZEIT haben wir eine Lösung gefunden, die unsere Abläufe deutlich erleichtert. Besonders bei der Urlaubsplanung und den KPG-Aufgaben überzeugt uns die einfache Bedienung und klare Transparenz. Wir empfehlen venabo.ZEIT gerne weiter.“
Häufige Fragen von Arztpraxen zur Zeiterfassung
Wie unterscheidet sich venabo von Tools wie Clockin oder Personio?
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Hausbesuchen?
Ganz einfach über die venabo App (iOS/Android). Der Mitarbeiter startet die Zeitmessung bei Abfahrt oder Ankunft beim Patienten. Die Daten werden synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist.
Ist das System hygienisch bedienbar?
Ja. Unsere RFID-Terminals funktionieren kontaktlos mittels Transponder (Chip/Karte/Schlüsselanhänger). Alternativ kann die Erfassung am ohnehin genutzten Praxis-PC erfolgen.
Wie werden Minijobber und Teilzeitkräfte abgerechnet?
Sie hinterlegen für jeden Mitarbeiter das individuelle Arbeitszeitmodell. venabo warnt automatisch, wenn Überstunden kritische Grenzen erreichen oder Mindestpausen nicht eingehalten werden.
Sind die Daten sicher (DSGVO)?
Absolut. venabo ist DSGVO-konform. Durch ein detailliertes Rollenkonzept sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Daten, während die Praxisleitung Zugriff auf alle Auswertungen hat. Patientendaten werden im System nicht verarbeitet.
Können wir Pausenzeiten automatisch abziehen?
Ja. Um gesetzliche Vorgaben sicherzustellen, kann das System so konfiguriert werden, dass gesetzliche Mindestpausen nach 6 bzw. 9 Stunden automatisch abgezogen werden, falls vergessen wurde, zu stempeln.
