Seit 2023 erfassen die 30 Mitarbeitenden der IBH Hammer GmbH ihre Arbeitszeiten direkt über die STARFACE UCC-App, die sie bereits für Telefonie und Kommunikation nutzen. Durch die Integration von venabo.ZEIT als Workspace entfällt die bisher notwendige doppelte Datenhaltung zwischen Papierbögen, Excel-Listen und verschiedenen Software-Lösungen.
"Wir hatten effektiv zwei getrennte digitale Welten: STARFACE für Kommunikation, Excel für Zeiterfassung – das war ineffizient."
Die Ausgangslage: Mehrfach-Systeme ohne Verbindung
Die Zeiterfassung bei IBH Hammer lief über verschiedene, nicht miteinander verbundene Systeme: Mitarbeitende notierten ihre Stunden auf Papier, diese wurden in Excel übertragen und schließlich manuell in die Lohnbuchhaltung eingepflegt. Parallel dazu nutzte das Unternehmen die STARFACE UCC-App für interne und externe Kommunikation.
Besonders problematisch: Mitarbeitende im Außendienst oder Homeoffice mussten ihre Zeiten nachträglich eintragen, was zu Ungenauigkeiten führte. Die gesetzliche Verpflichtung zur lückenlosen Zeitdokumentation machte die Implementierung einer digitalen Lösung unumgänglich.
Warum die Integration
Statt eine zusätzliche Zeiterfassungs-App einzuführen, entschied sich IBH Hammer für die Integration von venabo.ZEIT direkt in die bereits etablierte STARFACE-Umgebung. „Unsere Mitarbeitenden haben STARFACE täglich geöffnet„, begründet Nienkemper die Entscheidung. „Warum sollten sie noch eine weitere App lernen und verwenden müssen?„
Die Lösung wurde gemeinsam mit Sälker IT Solutions, dem STARFACE Excellence Partner, der bereits die Telefonie-Infrastruktur betreute, entwickelt und implementiert. Das Ziel: Ein zentraler Arbeitsplatz für Kommunikation und Zeiterfassung.
Die Umsetzung: venabo.ZEIT-Workspace statt neue Software
Die technische Integration gestaltete sich unkompliziert. Venabo.ZEIT wurde als zusätzlicher Workspace in die bestehende STARFACE UCC-App integriert – kein neues Login, keine separate Installation, keine zusätzliche Software. Innerhalb von drei Monaten war das System vollständig ausgerollt.
„Der große Vorteil war, dass unsere Mitarbeitenden die Benutzeroberfläche bereits kannten“, berichtet Nienkemper. „Sie mussten lediglich lernen, wie der neue Zeiterfassungs-Workspace funktioniert – das dauerte maximal eine Stunde Einarbeitung pro Person.“ Die Schulungszeit reduzierte sich damit auf ein absolutes Minimum.
Die integrierte Lösung im Arbeitsalltag bei IBH Hammer
Heute starten Mitarbeitende ihre Zeiterfassung direkt aus der gewohnten STARFACE-App heraus. Ein Widget oder Pop-up-Fenster öffnet die venabo.ZEIT-Oberfläche, in der Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende mit einem Klick erfasst werden. Die App erkennt automatisch, ob jemand im Büro, Homeoffice oder beim Kunden arbeitet.
Besonders praktisch für das Team im Außendienst: GPS-Daten werden automatisch mitgeloggt, sodass nachvollziehbar ist, wer wo gearbeitet hat. Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Zeitkorrekturen laufen ebenfalls über das zentrale System. Die ERP-Integration ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt bestimmten Aufträgen zuzuordnen.
"Das gibt uns erstmals präzise Daten über die tatsächlich investierte Zeit pro Projekt. Vorher war das nur Schätzung."
Messbare Erfolge seit der Einführung
Die Integration hat konkrete, messbare Verbesserungen gebracht:
- 50% weniger manuelle Korrekturen in der Personalabteilung durch digitale Datenerfassung
- 30% Zeitersparnis bei der monatlichen Auswertung für die Lohnbuchhaltung
- 100% lückenlose Dokumentation aller Arbeitszeiten für Compliance-Anforderungen
- Null verlorene Arbeitsstunden durch vergessene oder nachträgliche Eintragungen
- Höhere Datenqualität durch automatisierte Erfassung statt manueller Übertragung
Fazit aus der Praxis der
Für andere Unternehmen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, hat das IBH Hammer-Team einen praktischen Rat: „Prüfen Sie zuerst, welche digitalen Tools Sie bereits erfolgreich einsetzen. Oft lassen sich diese sinnvoll erweitern, statt komplett neue Systeme einzuführen.„
Die IBH Hammer GmbH zeigt: Zeiterfassung funktioniert am besten, wenn sie nahtlos in den bestehenden digitalen Arbeitsplatz integriert ist – unsichtbar, aber dennoch vollständig.
"Die Integration von venabo.ZEIT in unsere STARFACE UCC-App hat einen spürbaren Mehrwert für unsere 30 Mitarbeiter geschaffen. Sie haben jetzt alle Funktionen in einer einzigen Anwendung – von der Telefonanlage bis zur Stundenerfassung."
Über IBH Hammer GmbH
Die IBH Hammer GmbH ist ein technischer Großhandel mit Sitz in Berlin und vier Standorten in Deutschland. Als spezialisierter Partner für Automatisierungstechnik betreut das Unternehmen Kunden aus Industrie und Gewerbe mit branchenspezifischen Systemlösungen.
