Mehrstufige Genehmigungen: Digitale Anträge und Workflow-Automatisierung
Mit den mehrstufigen Genehmigungen von venabo schaffen Sie strukturierte Genehmigungsprozesse, die jeden Antrag automatisch durch die richtige Hierarchie leiten – von Urlaubsanträgen über Buchungskorrekturen bis hin zu komplexen Zeitbuchungen.
Entlasten Sie Ihre Führungskräfte, reduzieren Sie lange Durchlaufzeiten und gewährleisten Sie lückenlose Dokumentation aller Genehmigungsschritte.
Von Antragsstellung bis zur Bewilligung: strukturiert, transparent, exakt
Genehmiger-Dashboard
Ihre Vorgesetzten erhalten eine zentrale Übersicht über alle pendenten Anträge mit Filtermöglichkeiten nach Abteilung, Antragstyp oder Dringlichkeit. Die Ein-Klick-Aktionen ermöglichen ihnen schnelle Entscheidungen direkt aus der Übersicht heraus.
Mobile App-Integration
Die Antragsstellung und mehrstufige Genehmigung sind von überall aus möglich. Mitarbeitende nutzen personalisierte Stempelbuttons für häufige Antragstypen, während Führungskräfte Push-Nachrichten für neue Genehmigungen erhalten.
Vertretungsregelung
Gewährleisten Sie reibungslose Genehmigungsprozesse auch bei Abwesenheiten. Ist die ursprüngliche bearbeitende Person abwesend, wählt der Antragstellende selbst einen Stellvertreter, der den Antrag prüft und freigibt.
Maßgeschneidert für Ihre Abteilung
- Automatisierte Urlaubsplanung mit Resturlaubsberechnung und Sichtprüfung für Überschneidungen
- Zentrale Übersicht aller Anträge mit Statusverfolgung und automatischer E-Mailbenachrichtigung
- DSGVO-konforme Dokumentation aller Genehmigungsschritte und Entscheidungsgründe
- Mehrstufige Genehmigungen per App ortsunabhängig möglich
- Übersicht über offene Anträge mit Priorisierung
- Flexible Delegationsmöglichkeiten bei eigener Abwesenheit
- Selbstständige Antragsstellung per Smartphone oder PC
- Statusinformationen über den Genehmigungsfortschritt
- Zugriff auf eigene Antragshistorien und Bewilligungen
- Strukturierte Eskalationswege für kritische oder priorisierte Anträge
- Reporting über Genehmigungszeiten und Abteilungsauslastungen
- Compliance-Nachweis bei Betriebsprüfungen durch Audit-Trails
Mehrstufige Genehmigungen mit wenigen Klicks
Automatische Benachrichtigungen
Das System informiert Genehmiger per E-Mail oder In-App-Benachrichtigungen über neue Anträge und erinnert bei säumigen Bearbeitungen. Die Antragsstellenden erhalten Updates über den aktuellen Status ihrer Genehmigung.
Ein-Klick-Genehmigung
Führungskräfte können die Anträge ihrer Teammitglieder mit nur einem Klick genehmigen oder ablehnen. Zudem ist es möglich, optional Kommentare hinzuzufügen. Alle Entscheidungen werden revisionssicher protokolliert.
Vertretungsmanagement
Bei Abwesenheit des regulären Genehmigers werden Anträge automatisch an den definierten Stellvertreter weitergeleitet. So entstehen im Genehmigungsprozess keine Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit.
Intelligente Antragshierarchien
Definieren Sie beliebige Genehmigungsstufen und -wege für individuelle Antragstypen. Beispiel: Ein Urlaubsantrag durchläuft automatisch die Stationen „Teamleitung, Abteilungsleitung, HR“, während eine Buchungskorrektur direkt zur Abteilungsleitung geleitet wird.
Flexible Genehmigungslogik
Vorgesetzte können bei Bedarf Hierarchiestufen überspringen und Anträge direkt genehmigen oder ablehnen. Beispiel: Die Geschäftsführung kann einen kurzfristigen Urlaubsantrag sofort bewilligen, ohne auf die Freigabe der Teamleitung zu warten.
Papierlose Antragstellung per App
Mitarbeitende stellen Anträge mobil über die venabo-App mit personalisierten Stempelbuttons für Urlaub, Krankheit, Zeitbuchungen oder Abwesenheiten. Alle Formulardaten werden automatisch mit den Stammdaten verknüpft.
Typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen
Mehrstufiger Genehmigungs-Prozess für Langzeiturlaub
Mehrstufiger Genehmigungsprozess für Langzeiturlaub
Bei einem dreiwöchigen Urlaubsantrag durchläuft die Genehmigung automatisch die Stufen: Teamleitung prüft Vertretungsregelung → Abteilungsleitung genehmigt fachlich → HR bestätigt urlaubsrechtliche Aspekte. Jede Stufe erhält nur die relevanten Informationen.
Spontane Krankmeldung mit sofortiger Weiterleitung
Spontane Krankmeldung mit sofortiger Weiterleitung
Eine Mitarbeiterin meldet sich morgens um 7 Uhr per App krank. Die Krankmeldung wird automatisch an Vorgesetzte und HR weitergeleitet und im Zeiterfassungssystem hinterlegt. Sie können die Schichtplanung in der Folge entsprechend anpassen.
Buchungs-Korrektur mit Direktgenehmigung
Buchungskorrektur mit Direktgenehmigung
Ein Mitarbeiter hat vergessen, sich nach der Mittagspause einzustempeln. Er nimmt über die App eine Korrektur vor, die direkt an die Abteilungsleitung geht und mit einem Klick genehmigt wird. Die Korrektur fließt automatisch in die Zeitberechnung ein.
Hierarchie-Überspringen bei Eilanträgen
Hierarchie-Überspringen bei Eilanträgen
Die Geschäftsführung sieht einen dringenden Urlaubsantrag und genehmigt ihn direkt, ohne auf die Freigabe der Zwischenstufen zu warten. Das System dokumentiert diese Entscheidung und informiert alle ursprünglich vorgesehenen Genehmiger.
Ihre Genehmigungsprozesse verdienen mehr als E-Mail-Chaos und Papierberge!
Vereinbaren Sie jetzt eine Live-Demo und erleben Sie, wie venabo Ihre mehrstufigen Genehmigungen digitalisiert – strukturiert, transparent und exakt nach Ihren Hierarchien konfiguriert.
Häufig gestellte Fragen
Wie schnell können mehrstufige Genehmigungen eingerichtet werden?
Die reine Funktion ist in wenigen Minuten mit wenigen Klicks eingerichtet.
Können verschiedene Antragstypen unterschiedliche Genehmigungswege haben?
Wie funktioniert die Vertretungsregelung bei Abwesenheiten?
Sie definieren für jeden Genehmiger einen oder mehrere Stellvertreter. Bei Urlaub oder Krankheit werden Anträge automatisch an die Vertretung weitergeleitet, ohne den Prozess zu verzögern.
Ist die mobile Genehmigung sicher genug für sensible Anträge?
Die App-Kommunikation läuft verschlüsselt über deutsche Server. Die Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffsrechte gewährleisten höchste Sicherheitsstandards.
Können Genehmigungsstufen nachträglich übersprungen werden?
Ja, höhere Hierarchieebenen können jederzeit direkt genehmigen oder ablehnen, auch wenn der Antrag noch in einer unteren Stufe steht. Alle Aktionen werden dokumentiert.
Wie werden externe Genehmiger (z. B. Kunden) eingebunden?
Externe Personen können per E-Mail-Link auf spezifische Anträge zugreifen und diese mit venabo-Account genehmigen.