Revisionssichere Spesenverwaltung: digitale Belegerfassung und Übergabe

Vergessene Belege und zeitaufwändige manuelle Abrechnungsprozesse führen in Ihrem Unternehmen zu finanziellen Verlusten und überlasteten Mitarbeitenden? Mit venabo digitalisieren Sie Ihre Spesenverwaltung von der mobilen Erfassung bis zur Übergabe an Ihre Lohnbuchhaltung.

Reduzieren Sie Verwaltungsaufwand, vermeiden Sie vergessene Spesen und schaffen Sie transparente Spesenauswertungen für eine rechtssichere Kostenerstattung.

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Mobile Spesenerfassung

Erfassen Sie Ihre Reisekosten und Spesen direkt am Entstehungsort über die venabo-App. Ihre Mitarbeitenden fotografieren Belege ab, wählen Spesenarten aus und ordnen Kosten automatisch Projekten oder Kostenstellen zu.

Spesen für die Lohnabrechnung

Exportieren Sie mit wenigen Klicks Ihre Spesen inklusive aller steuerlich relevanten Angaben für Ihr Buchhaltungssystem: Sämtliche monatlichen Spesen werden in einer strukturierten Datei ausgegeben.

Projektbasierte Spesenzuordnung

Verknüpfen Sie alle Ausgaben direkt mit Aufträgen, Projekten oder Kostenstellen für transparente Kostenverfolgung. Spesenauswertungen können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern und als Basis für Kundenabrechnungen verwenden.

Digitale Spesenverwaltung:
maßgeschneidert für Ihre Abteilung

  • Mobile Spesen-App für Erfassung beim Kunden ohne Medienbrüche
  • Offline-Funktion für internetfreie Bereiche inklusive Synchronisation
  • GPS-Tracking für Dokumentation der Fahrtkosten und Kundenbesuch
  • Schnittstellen reduzieren manuelle Buchungsaufwände
  • Spesenauswertungen nach Kostenstellen, Projekten, Mitarbeitenden
  • Revisionssichere Belegarchivierung erfüllt GoBD-Anforderungen
  • Echtzeitübersicht über projektbezogene Spesen und Reisekosten
  • Schnelle Übersicht zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen
  • Transparente Kostenkontrolle durch detaillierte Spesenberichte
  • Compliance-Sicherheit bei Betriebsprüfungen durch Dokumentation
  • Sichtbare Kosteneinsparung durch Prozessautomatisierung

Ihre Spesenverwaltung stets projektbezogen und automatisch

Projektbezogene Auswertung

Ordnen Sie alle Spesen direkt Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zu und erhalten Sie detaillierte Spesenberichte pro Kunde oder Abteilung. Beispiel: Alle Reisekosten für ein Projekt werden automatisch summiert und können direkt dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Export und Buchhaltungsintegration

Exportieren Sie Spesen mit einem Klick für Ihr eigenes Buchhaltungssystem mit allen steuerlich relevanten Informationen. Beispiel: Alle Monats-Spesen werden als strukturierte Datei exportiert und können direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden.

Belegspeicherung mit Revisionssicherheit

Archivieren Sie mit venabo alle Ihre Spesenbelegbilder revisionssicher. Sie können diese jederzeit für Prüfungen oder Nachweise mit wenigen Klicks abrufen, ohne physische Belege in Ordnern oder Schubladen aufbewahren zu müssen.

Typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen

Mehrtägige Dienstreise mit komplexer Spesenabrechnung

Mehrtägige Dienstreise mit komplexer Spesenabrechnung

Eine Projektleiterin reist für 5 Tage zum Kunden, erfasst täglich Hotel-, Verpflegungs- und Transportkosten mobil. Das System prüft Pauschalen und visualisiert prüfungsrelevante Erfassungen. Nach Rückkehr ist die gesamte Spesenabrechnung verfügbar.

Automatische Fahrtkosten-Dokumentation im Außendienst

Fahrtkosten-Dokumentation im Außendienst

Ein Servicetechniker fährt täglich zu einigen Kunden und startet jeweils die GPS-Erfassung in der App. Die Kilometer kann er direkt manuell erfassen und später an die Buchhaltung übergeben.

Projektbezogene Spesenauswertung für Kundenfakturierung

Projektbezogene Spesenauswertung für Kundenfakturierung

Alle Mitarbeitenden eines Beratungsprojekts erfassen ihre Reisekosten mobil mit der Projektzuordnung. Am Projektende generiert das System eine Spesenübersicht, die direkt als Anlage zur Kundenrechnung verwendet und in die Buchhaltung exportiert wird.

Nachträgliche Belegprüfung bei Betriebsprüfung

Nachträgliche Belegprüfung bei Betriebsprüfung

Bei einer steuerlichen Prüfung fordert das Finanzamt Nachweise für Bewirtungskosten aus dem Vorjahr. Das System stellt die digitalen Belege mit Spesendetails und Projektverknüpfungen zur Verfügung, ohne manuelles Suchen in Ordnern.

Nutzen Sie für Ihre digitale Spesenverwaltung ein System, das so mobil arbeitet wie Ihre Teams!

Vereinbaren Sie jetzt eine Live-Demo und erfahren Sie, wie venabo Ihre Spesen und Reisekostenabrechnung digitalisiert – mobil, transparent und exakt an Ihre Kostenstellen-Struktur angepasst!

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Häufig gestellte Fragen

Mitarbeitende fotografieren Belege direkt mit der venabo-App ab, wählen Spesenart und Projekt aus. Offline-Funktionalität gewährleistet auch bei fehlender Internetverbindung eine zuverlässige Erfassung.

Genehmigte Spesen werden strukturiert exportiert und können direkt in alle gängigen Finanzsystemen importiert werden. Alle steuerlich relevanten Informationen sind bereits korrekt zugeordnet.

Alle Spesenbelege werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Die digitalen Belege haben vollen Beweiswert und können jederzeit für Prüfungen zur Verfügung gestellt werden.

Alle Spesen können Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zugeordnet werden. Spesenauswertungen nach Projekten ermöglichen eine direkte Weiterberechnung an Kunden oder interne Kostenstellen-Verrechnung.