Personalverwaltung: HR-Prozesse und digitale Personalakte in Einem
Fehlende Dokumente, veraltete Daten und unterschiedliche Ablageorte machen die Arbeit in Ihrer HR und Verwaltung unnötig kompliziert. Mit venabo digitalisieren Sie Ihre Personalverwaltung und bündeln alle wichtigen Mitarbeiterinformationen in einer revisionssicheren digitalen Personalakte.
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, während venabo für Ordnung, Sicherheit und eine präzise Datenbasis sorgt – von der Statusverwaltung bis zum schnellen Zugriff auf jedes relevante Dokument.
Checklisten
Automatisieren Sie wiederkehrende Prozesse und gewährleisten korrekte Abläufe. Vordefinierte Templates für Onboarding, Offboarding oder Vertragsänderungen können Sie individuell anpassen und mit automatischen Erinnerungen versehen.
Reporting-Tools
Generieren Sie mit venabo aussagekräftige Auswertungen zu Mitarbeiterstrukturen, Qualifikationsverteilungen oder Fluktuationsraten. Die Dashboards bieten Ihren Führungskräften aktuelle Einblicke in wichtige Kennzahlen für strategische Entscheidungen.
Schnittstellen
Verbinden Sie Ihre venabo-Zeiterfassung nahtlos mit bestehenden Lohn- und ERP-Systemen. Die Personalverwaltung fügt sich optimal in Ihre IT-Landschaft ein und vermeidet doppelte Datenpflege.
Maßgeschneidert für Ihren Unternehmensbereich
- Zeitersparnis durch zentrale digitale Personalakte
- Fristen-Cockpit für Probezeiten, Zertifikate und Vertragslaufzeiten
- Vollständige Audit-Trails für Compliance-Prüfungen
- Konsistente Stammdaten für Lohnprogramme dank der Schnittstelle
- Wegfall manueller Rückfragen durch tagesaktuelle HR-Daten
- Automatisierte Datenexporte für Payroll-Systeme
- Single-Sign-On (SSO) Integration und Rollen-/Rechteverwaltung
- Wahlweise On-Premise oder Cloud-Betrieb je nach Anforderungen
- Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaft
- Echtzeit-Dashboards für Mitarbeiterstruktur und Fluktuationsanalyse
- Minimierte Compliance-Risiken durch lückenlose Dokumentation
- Personalentscheidungen basierend auf aktuellen Kennzahlen
Mehr als nur eine Personalakte:
Alle HR-Prozesse stets im Griff
Zentrale Personalakte
Alle arbeits- und personenbezogenen Dokumente werden revisionssicher in einer digitalen Personalakte archiviert. Beispiel: Ein unterschriebener Arbeitsvertrag wird per Drag-&-Drop hochgeladen und ist sofort versioniert sowie für autorisierte HR-Mitarbeitende auffindbar.
Statusverwaltung mit Fristenkontrolle
Definieren Sie Mitarbeiterstatus, wie z. B. „Probezeit“, „Elternzeit“ oder „Befristung“ und hinterlegen Sie automatische Erinnerungen. Beispiel: Das System benachrichtigt Ihre HR 14 Tage vor Ende einer Probezeit, damit rechtzeitig ein Beurteilungsgespräch terminiert wird.
Personalvorgänge als digitale Projektmappen
Erstellen Sie für jedes HR-Ereignis einen Personalvorgang, der Notizen, Dateien, Checklisten und Verlaufsdokumentation bündelt. Bei einer Versetzung wird der Vorgang automatisch der neuen Führungskraft zugeordnet.
Automatisierte Checklisten und Benachrichtigungen
Vordefinierte oder individuelle Checklisten stellen sicher, dass kein Onboarding-Schritt vergessen wird. Verantwortliche erhalten E-Mail-Benachrichtigungen oder In-App-Hinweise, bis alle Aufgaben abgehakt sind.
DSGVO-konforme Zugriffsrechte
Bei Abwesenheit des regulären Genehmigers werden Anträge automatisch an den definierten Stellvertreter weitergeleitet. So entstehen keine Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit.
Flexible Zusatzfelder
Erweitern Sie die Stammdaten um unternehmensspezifische Informationen ohne Programmieraufwand: ob Qualifikationen, Arbeitszeiten oder Sondervereinbarungen.
Typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen
Proaktive Zertifikats-Überwachung
Proaktive Zertifikats-Überwachung
Es wird 30 Tage vor Ablauf automatisch eine Wiedervorlage ausgelöst. Vorgesetzte werden per E-Mail informiert und können direkt das Auffrischungstraining buchen, bevor die Qualifikation verfällt.
Rechtssichere Vertragsverlängerung
Rechtssichere Vertragsverlängerung
Eine Status-Frist erinnert HR und Führungskraft vier Wochen vor Vertragsende an anstehende Entscheidungen. Der Verlängerungsvertrag wird in der digitalen Personalakte archiviert.
Reibungsloser Abteilungswechsel
Reibungsloser Abteilungswechsel
Im Personalvorgang „Versetzung" werden die Fortschritte eines Mitarbeitenden dokumentiert. Alle Aktionen werden im Vorgang hinterlegt, während sich die bisherige Vorgesetzte als „Beobachter" über den Fortschritt automatisch informieren lässt.
Schnelle Zeugnisausstellung
Schnelle Zeugnisausstellung
Eine ehemalige Mitarbeiterin benötigt ein Arbeitszeugnis – HR öffnet seine digitale Personalakte, greift in Sekunden auf das benötigte Dokument zu und versendet es an die Person.
Wählen Sie ein System, das mitdenkt statt nur speichert!
Vereinbaren Sie jetzt eine Live-Demo und erleben Sie, wie venabo Ihre digitale Personalakte in weniger als 30 Tagen produktiv macht – unverbindlich, praxisnah und genau auf Ihre HR-Prozesse zugeschnitten.
Häufig gestellte Fragen
Wie schnell ist venabo Personalverwaltung einsatzbereit?
Dank vorkonfigurierter Aktenstrukturen und intelligenter Import-Tools starten die meisten Unternehmen innerhalb von 4 Wochen produktiv mit der digitalen Personalakte.
Kann ich nur die digitale Personalakte ohne Zeiterfassung buchen?
Ja, venabo ist vollständig modular aufgebaut. Sie wählen exakt die HR-Funktionen, die Sie benötigen, und können das System später jederzeit um weitere Module erweitern.
Wie gewährleistet venabo die DSGVO-Konformität?
Alle Personaldaten werden verschlüsselt gespeichert, jede Zugriffs- und Änderungsaktivität wird lückenlos protokolliert und granulare Zugriffsrechte ermöglichen eine datenschutzkonforme Rechteverwaltung.
Wie funktioniert die Datenübernahme aus unserem bestehenden HR-System?
CSV-Importe, REST-API-Schnittstellen oder individuelle Migrationsskripte übertragen Stammdaten und Dokumente sicher in die neue digitale Personalakte.
Welche Betriebsoptionen stehen zur Verfügung?
venabo kann sowohl cloud-basiert als auch on-premise betrieben werden. Entscheiden Sie je nach Ihren Compliance-Vorgaben und IT-Sicherheitsrichtlinien.
Sind Schnittstellen zu Lohn- und ERP-Systemen verfügbar?
Standardschnittstellen für DATEV, Addison und SelectLine sowie viele andere sind verfügbar. Weitere ERP-Integrationen können über offene APIs oder Middleware-Lösungen realisiert werden.