Die Ausgangslage: Ticketsystem als Störfaktor
Die okm Bürosysteme GmbH aus Magdeburg ist seit über dreißig Jahren ein etablierter Partner für Unternehmen in Sachsen-Anhalt und den angrenzenden Bundesländern. Das Systemhaus zeichnet sich durch die Verbindung von klassischer Bürotechnik mit modernen IT-Lösungen aus – von der Verwaltung von Kopierern bis hin zu anspruchsvollen Dienstleistungen im Bereich Rechenzentrum.
Dennoch stieß das Unternehmen intern an seine Grenzen. Vor der Einführung der Software-Lösung venabo.SERVICE arbeitete die okm Bürosysteme GmbH mit einem sehr langsamen Ticketsystem, das keine Schnittstelle zur SelectLine-Warenwirtschaft bot. IT-Serviceeinsätze wurden zwar digital erfasst, mussten jedoch für die interne Buchhaltung umständlich ausgedruckt werden. In anderen Servicebereichen wurden sogar ausschließlich analoge Formulare verwendet.
Daraus ergab sich ein klares Ziel: Die Einführung einer effizienteren Lösung, die sämtliche Servicebereiche – von der Druckerwartung bis zu IT-Dienstleistungen – zentral und durchgängig abdecken sollte.
Die Entscheidung für venabo.SERVICE: Intuitiv, mobil und erweiterbar
Bei der Auswahl einer neuen Softwarelösung legte okm Bürosysteme besonderen Wert auf eine intuitive Bedienbarkeit, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie eine nahtlose Integration in die bereits vorhandene SelectLine-Warenwirtschaft. Diese Anforderungen wurden von venabo.SERVICE in vollem Umfang erfüllt und überzeugten das Team nachhaltig.
venabo.SERVICE zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche und leicht verständliche Bedienoberfläche aus. Die Lösung kann zudem mobil eingesetzt werden, was den Arbeitsalltag der Mitarbeiter deutlich vereinfacht und flexibler gestaltet. Besonders hervorzuheben ist die vollständige Integration in die SelectLine-Umgebung, wodurch tägliche Arbeitsprozesse optimiert und wertvolle Zeit eingespart wird.
Ein Teammitglied bestätigt: „venabo.SERVICE ist intuitiv und mobil einsetzbar, was unseren Arbeitsalltag enorm erleichtert. Die perfekte Integration in unsere SelectLine-Umgebung spart uns täglich wertvolle Zeit.“
Ein weiterer Pluspunkt aus Sicht von okm Bürosysteme ist die Skalierbarkeit von venabo.SERVICE. Das System lässt sich jederzeit flexibel erweitern, beispielsweise durch die Ergänzung einer Zeiterfassung, und bietet somit eine zukunftssichere Lösung, die mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann.
Einfache Einführung dank sorgfältiger Vorbereitung
Die Einführung des neuen Systems verlief laut okm Bürosysteme reibungslos – ein Ergebnis der umfassenden und durchdachten Vorbereitung. Das Unternehmen nutzte den Systemwechsel gezielt, um die internen Abläufe zu optimieren. Im Zuge dessen wurde die Position des SPOC (Single Point of Contact) geschaffen. Diese zentrale Schnittstelle übernimmt die Koordination der verschiedenen Servicebereiche und trägt somit wesentlich zur Steigerung der Effizienz bei.
Für die Aufgaben des SPOC spielt venabo.SERVICE eine Schlüsselrolle. Die Software dient als zentrales Werkzeug, mit dem die Schnittstellenfunktion optimal ausgefüllt werden kann. So wird eine reibungslose Koordination und Verwaltung der Servicebereiche gewährleistet.
Bei der Abbildung komplexer Wartungsverträge, etwa für Leistungen des eigenen Rechenzentrums und Kopierer, stellte sich das Unternehmen besonderen Herausforderungen. Durch die modulare Struktur von venabo.SERVICE konnten individuelle Lösungen entwickelt werden. Diese haben sich im täglichen Einsatz bewährt und ermöglichen eine flexible und effiziente Verwaltung der unterschiedlichen Vertragsmodelle.
Der Alltag mit venabo.SERVICE: Effiziente Serviceprozesse
venabo.SERVICE bildet heute das Rückgrat der gesamten Service-Organisation. Die Techniker erfassen ihre geleisteten Arbeiten mobil direkt beim Kunden vor Ort. Serviceberichte werden dabei unmittelbar digital unterschrieben, wodurch die Abläufe nicht nur beschleunigt, sondern auch lückenlos dokumentiert werden. Der Zugriff auf die umfangreiche Kundendatenbank ist jederzeit möglich und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen stets zur Verfügung stehen.
- Leistungserfassung: Alle Techniker dokumentieren ihren kompletten Arbeitstag lückenlos. Dadurch gehen keine abrechenbaren Dienstleistungen mehr verloren und die Transparenz wird deutlich erhöht.
- Artikelstamm-Zugriff: Verbrauchte Artikel werden direkt über das Ticketsystem erfasst, was eine exakte und schnelle Bestandsverwaltung ermöglicht.
- SelectLine-Integration: Durch die vollautomatische Synchronisation aller Daten fließen sämtliche Informationen direkt und nahtlos in die Warenwirtschaft ein.
- Mitarbeiter-Kalender mit M365-Synchronisation: Die Integration erleichtert insbesondere dem Single Point of Contact (SPOC) die tägliche Arbeit erheblich.
- Digitale Unterschrift: Serviceberichte werden direkt vor Ort beim Kunden elektronisch gegengezeichnet, was den Prozess vereinfacht und beschleunigt.
Das Unternehmen berichtet, dass anfängliche Bedenken der Techniker aufgrund des großen Funktionsumfangs schnell ausgeräumt werden konnten. Nach nur kurzer Einarbeitungszeit wich die anfängliche Skepsis einer spürbaren Begeisterung für das neue System.
"Aufgrund der modernen, cloudbasierten Software wird venabo.SERVICE von den Technikern vor Ort genutzt: zur Leistungserfassung, zum Unterschreiben des Serviceberichts sowie zur Recherche in der Kunden-Datenbank."
Messbare Verbesserungen durch venabo.SERVICE
Die Einführung von venabo.SERVICE hat bei okm Bürosysteme zu nachhaltig positiven Veränderungen geführt. Besonders hervorzuheben ist eine 25%ige Effizienzsteigerung sowie die neu gewonnene Echtzeit-Transparenz in sämtlichen Serviceprozessen.
Situation vor der Umstellung
- Das Ticketsystem arbeitete langsam und verfügte über keine Schnittstelle zur Warenwirtschaft.
- Für die Buchhaltung mussten Ausdrucke erstellt werden.
- In einzelnen Servicebereichen kamen analoge Formulare zum Einsatz.
- Die Nachkalkulation von Wartungsverträgen war aufwendig und mühsam.
Optimierungen nach der Umstellung
- 25% Effizienzsteigerung durch die mobile Erfassung der Serviceleistungen und die Integration mit der Warenwirtschaft.
- Tickets werden direkt beim Kunden erfasst – die Zeit wird bezahlt, Nacharbeiten entfallen.
- Echtzeit-Transparenz ermöglicht die ständige Überwachung der Rentabilität aller Wartungsverträge.
- Verträge, die optimiert werden müssen, werden sofort erkannt.
"Wir haben einen großen Sprung in Sachen Transparenz gemacht. Früher war die Nachkalkulation mühsam. Heute fließen alle Zeiten direkt in die Auswertung, wodurch wir in Echtzeit sehen, wie rentabel unsere Wartungsverträge sind."
Support und Weiterentwicklung: venabo als zuverlässiger Partner
Die Betreuung und der Support durch venabo entsprechen voll und ganz den Erwartungen des Systemhauses. Das Team ist besonders von der kontinuierlichen Unterstützung beeindruckt und hebt hervor, dass venabo stets ein verlässlicher Ansprechpartner ist.
Besonders hervorzuheben sei die kontinuierliche Weiterentwicklung der venabo-Lösung. Die aktuelle Version unterscheidet sich deutlich von der ursprünglichen: Zahlreiche Zusatzfunktionen wurden integriert. Dazu zählen unter anderem das Outlook Add-in, die M365-Synchronisation sowie die Anbindung an RMM-Systeme und Monitoring-Lösungen. Diese Erweiterungen haben den Funktionsumfang erheblich gesteigert und tragen maßgeblich zur Zufriedenheit des Teams bei.
Auch individuelle Anforderungen wurden von venabo berücksichtigt. Das Team berichtet, dass die spezifischen Wünsche analysiert und zum Teil individuelle Lösungen entwickelt wurden. Diese Flexibilität bestätigt das Systemhaus darin, mit venabo den richtigen Partner gewählt zu haben.
Fazit und Empfehlung zu venabo.SERVICE bei okm Bürosysteme GmbH
Für die okm Bürosysteme GmbH stellt venabo.SERVICE das ideale Bindeglied zwischen technischem Außendienst und kaufmännischer Verwaltung dar. Die Lösung sorgt für mehr Transparenz, spart wertvolle Zeit und trägt dazu bei, die Erträge nachhaltig zu sichern. Wer als Systemhaus professionell auftreten möchte, benötige, so die Empfehlung von okm Bürosysteme, eine Lösung ohne Kompromisse.
Rüdiger Hütter fasst die Erfahrung mit venabo.SERVICE zusammen: „Effizienz statt Papierkram. Dank venabo.SERVICE arbeiten wir heute in einem nahtlosen, digitalen Prozess.“
Über okm Bürosysteme GmbH
Die okm Bürosysteme GmbH mit Sitz in Magdeburg ist seit über 30 Jahren ein kompetenter Partner für IT-Infrastruktur und Bürotechnik. Als etabliertes Systemhaus betreut das Unternehmen Kunden aus dem Mittelstand, Kanzleien sowie öffentliche Einrichtungen in Sachsen-Anhalt und ganz Deutschland. Das Leistungsspektrum reicht von Managed Services im eigenen Rechenuentrum und IT-Security bis zu modernen Druck- und Kopiersystemen.
