Die Ausgangslage: Wenn Medienbrüche den Workflow bremsen
Seit über 20 Jahren betreut das erfahrene Team des IT-Systemhauses ZIT Businesscare GmbH aus Weilheim in Oberbayern Kunden aus Handel, Produktion und dem Dienstleistungssektor. Doch trotz der Expertise in modernen IT-Lösungen stieß das Unternehmen intern auf Hürden, die viele Dienstleister kennen: Der Weg vom Support-Ticket bis zur Rechnung war zu lang und zu umständlich.
Robert Weimann, IT-Consultant bei ZIT Businesscare, erinnert sich an die Situation vor der Umstellung: „Wir hatten zu viele Medienbrüche von der Erfassung des Tickets bis zur Leistungserstellung des Technikers und der Fakturierung an den Kunden. Zudem war der Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung einfach zu hoch.“
Auch die Dokumentation von Projekten ließ sich – unabhängig von der Anzahl der beteiligten Mitarbeiter – nicht nahtlos mit der Leistungserfassung verknüpfen. Es fehlte ein zentrales System, das Transparenz schafft und administrative Hürden abbaut.
Die Entscheidung: Klare Struktur und starke Schnittstellen
Für das 12-köpfige ZIT-Team, das selbst täglich sowohl Softwarelösungen als auch Schnittstellen bei Kunden implementiert, lag die Messlatte hoch. Die Wahl fiel auf venabo.SERVICE, da die Lösung genau die Ansprüche des IT-Systemhauses erfüllte. Neben der breiten Palette an Zusatzmodulen überzeugte vor allem die Usability der Software.
„Uns hat die klare Strukturierung der aufgeräumten Oberfläche überzeugt“, erklärt Weimann die Entscheidung. „Zudem war uns wichtig, Stundenpakete verwalten und im manuellen Modus abrechnen zu können.“
Ein weiteres Highlight für das Systemhaus: Die Möglichkeit, eigene Kundenplattformen zu kreieren, über die Kunden ihre Leistungsinformationen zeit- und ortsunabhängig selbst einsehen können – ein echter Service-Mehrwert von venabo.
Die Einführung: Schnelle Integration in die SelectLine-Welt
Ein kritischer Punkt bei jeder Softwareeinführung ist die Datenübernahme. Hier spielte venabo.SERVICE seine Stärken in der Verbindung mit der Warenwirtschaft aus. „Die Übernahme der Kundendaten mittels Middleware-Schnittstelle zu SelectLine gestaltete sich denkbar einfach und fehlerfrei. Klasse ist die automatische Synchronisierung mit SelectLine“, betont Robert Weimann.
Die Konfiguration an sich war schnell abgeschlossen. Durch interne Audits wurden individuelle Wünsche der Mitarbeiter gesammelt und mithilfe des venabo-Supports realisiert. Das System war innerhalb kürzester Zeit produktiv im Einsatz.
Der Alltag: Hohe Akzeptanz vom Innendienst bis zum Techniker
Heute ist venabo.SERVICE das zentrale Werkzeug im Arbeitsalltag von ZIT Businesscare. Das Team nutzt vor allem das Ticketsystem, die Leistungserfassung, die Freigabeverwaltung und das Projektmanagement.
"Wir haben eine hohe Akzeptanz und einen professionellen Umgang – orts- und abteilungsunabhängig. Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick und die Menüs sind klar gegliedert."
Die Ergebnisse: Messbare Verbesserungen im Tagesgeschäft
Die Einführung von venabo.SERVICE hat sich für ZIT Businesscare sowohl wirtschaftlich als auch organisatorisch direkt ausgezahlt. Robert Weimann verweist auf signifikante Effizienzgewinne:
- 50% Zeitersparnis in der Abrechnung (von der Leistungserfassung bis zur fertigen Rechnung)
- 20% schnellere Prozesse in der gesamten Service-Organisation
- 75% höhere Transparenz im Vergleich zum vorherigen Ticketsystem
- Ca. 4 Stunden Zeitgewinn pro Monat allein durch optimierte Berichte und Excel-Exporte
Zwar stand keine direkte Umsatzsteigerung im Fokus, doch der Effekt auf die Ressourcen ist deutlich spürbar: „Erhebliche Ressourcen wurden dadurch frei und können nun mit anderen Aufgaben gefüllt werden“, resümiert der IT-Consultant.
Fazit und Empfehlung
Die ZIT Businesscare GmbH hat mit venabo.SERVICE ihre internen Abläufe erfolgreich modernisiert und empfiehlt die Lösung aufgrund der einfachen Handhabung und der hohen Transparenz auch anderen Systemhäusern. Die wichtigste Erkenntnis bringt den Erfolg des Projekts auf den Punkt:
"Durch den Einsatz von venabo.SERVICE haben sich unsere internen Prozesse verschlankt, die Schnittstellen im Unternehmen zwischen Technik und Verwaltung wurden vereinfacht. So konnten wir eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen."
Über ZIT Businesscare GmbH
Die ZIT Businesscare GmbH mit Sitz in Weilheim in Oberbayern ist seit über 20 Jahren kompetenter Ansprechpartner für IT-Komplettlösungen. Das 12-köpfige Team um Geschäftsführer Christian Schuller unterstützt KMU mit individuellen Konzepten in den Bereichen IT-Infrastruktur, Cloud Services, Kommunikation und Dokumentenmanagement-System (DMS).
