Die Ausgangslage: Doppelarbeit für die Mitarbeitenden
Bei Klaes herrschte bis Ende 2022 eine typische Situation vieler mittelständischer Unternehmen: Mitarbeitende trugen ihre Arbeitszeiten in Excel-Tabellen ein, die Personalabteilung übertrug diese Daten anschließend manuell ins Lohnsystem. Was bei einer kleineren Belegschaft noch funktionierte, wurde bei 285 Mitarbeitenden weltweit zunehmend fehleranfällig und zeitaufwendig.
Den entscheidenden Anstoß gab die eingeführte gesetzliche Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden, nicht nur von Überstunden. Doch Nils Söller, Leiter für Anwendungstechnik bei Klaes, und sein Team erkannten schnell: Die Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung war nicht nur Pflicht, sondern auch Chance.
Warum ausgerechnet digitale Arbeitszeiterfassung mit venabo?
Nach der Prüfung verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf die modulare Software von venabo. Entscheidend waren nicht nur die technischen Features der digitalen Zeiterfassung, sondern vielmehr die Menschen dahinter. „Die Wahl fiel auf venabo.Zeit, weil wir dort nicht nur von der digitalen HR-Lösung an sich überzeugt waren, sondern auch vom Team dahinter“, erklärt Nils Söller die Entscheidung. Das junge, gleichzeitig erfahrene venabo-Team mit innovativen Ansätzen passte zur Innovationskultur des Traditionsunternehmens aus Bad Neuenahr-Ahrweiler.
Wichtige Anforderungen im Hause Klaes waren dabei die weltweite Nutzbarkeit – auch im Homeoffice – sowie flexible Einstellmöglichkeiten der Software, um unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abzubilden. Zudem sollte die Möglichkeit zur Vertrauensarbeitszeit erhalten bleiben.
Die Umsetzung: Schnell, aber nicht ohne Hürden
Von der finalen Entscheidung bis zum produktiven Einsatz der Zeiterfassungssoftware von venabo vergingen lediglich zwei Monate. „Wir haben uns recht kurzfristig dazu entschlossen“, so Nils Söller. Nach den ersten Workshops zeigte sich: Viele Konfigurationen ließen sich eigenständig vornehmen.
Reibungslos lief die Einführung der digitalen Lösung dennoch nicht: Die größten Herausforderungen lagen allerdings weniger bei der Software als bei internen Abstimmungsprozessen. „Was muss alles beachtet werden, was muss wie eingestellt werden?“ – solche Fragen beschäftigten das Projektteam, das federführend von der Personalabteilung geleitet wurde.
Entscheidender Faktor war der Support von venabo: „Die Betreuung und der Service haben uns sehr gut geholfen“, bilanziert Nils Söller. Das Fazit: „Reibungslos? Nein. Ein gelungenes Projekt? Absolut.“
Alltag mit venabo-Software: Von der Skepsis zur Begeisterung
Heute nutzt das Team vor allem drei Kernfunktionen der digitalen Arbeitszeiterfassung von venabo intensiv: die mobile App, die Urlaubsverwaltung und die Zulagenberechnung. Verschiedene Arbeitszeitmodelle – von Vollzeit über Teilzeit bis zur stundenweisen Beschäftigung – lassen sich im System abbilden. Auch komplexere Prozesse, wie Überstundenverwaltung mit Zeitkonten und Krankmeldungen, funktionieren nun reibungslos – und digital.
Die anfängliche Skepsis gegenüber der neuen Software wich schnell der Begeisterung: „Am Anfang war es etwas ungewohnt, aber da es dank der mobilen App wirklich einfach ist, haben die Mitarbeitenden sich schnell an das System gewöhnt und es kann sich niemand mehr ohne die digitale Zeiterfassung vorstellen.“
Messbare Erfolge mithilfe der digitalen Zeiterfassung von venabo
Die Umstellung auf die digitale Arbeitszeiterfassung brachte konkrete Verbesserungen mit sich:
- Wegfall der doppelten Zeiterfassung in unterschiedlichen Abteilungen
- Merkbare Zeitersparnis für die Lohnbuchhaltung
- Deutlich reduzierte Fehlerquote bei der Datenübertragung
- Automatisierte Prozesse verhindern manuelle Eingabefehler
- Bessere Übersicht über Abwesenheiten und Urlaubsansprüche
Besonders die nahtlose Integration in die Lohnbuchhaltungs-Systeme über eine speziell angepasste Schnittstelle erwies sich als wertvoll. Die regelmäßigen Updates von der Software venabo.Zeit stellen zudem sicher, dass gesetzliche Vorgaben automatisch implementiert werden.
"Am Anfang war es etwas ungewohnt, aber da es dank der mobilen App wirklich einfach ist, haben die Mitarbeitenden sich schnell an das System gewöhnt und es kann sich niemand mehr ohne die digitale Zeiterfassung vorstellen."
Fazit aus der Praxis
Für andere Unternehmen, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, hat das Klaes-Team einen praktischen Rat: „Schauen Sie sich die Kernprozesse an, Ihre wichtigsten und längsten Schritte – nicht Ihre 20% Sonderfälle – und entscheiden sich dann für eine digitale Lösung.“ Dank der Einführung von venabo spart Klaes täglich wertvolle Arbeitszeit und minimiert zudem die Erfassungsfehler – die digitale Zeiterfassung hat die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert und die Abläufe nachhaltig optimiert.
Über Klaes GmbH & Co. KG
Die Klaes GmbH& Co. KG wurde 1983 in Rosenheim gegründet und ist heute weltweit führend bei innovativen Softwarelösungen für die Fenster-, Türen-, Fassaden- und Wintergartenbranche. Das Familienunternehmen beschäftigt 285 Mitarbeitende und betreut 7.600 Kunden in mehr als 50 Ländern. Nils Söller, Leiter Anwendungstechnik, ist seit Herbst 2023 maßgeblich an der Umsetzung der Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung bei Klaes beteiligt.
