Automatische eAU-Abfrage

Verwaltung ohne Aufwand.

Mit der ITSG-zertifizierten Lösung für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) von venabo profitieren Sie von einer automatisierten, digitalen und rechtskonformen Lösung – direkt von der Krankenkasse in Ihr System integriert. Reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand, vermeiden Sie Papier-Chaos und schaffen Sie lückenlose Dokumentation für eine rechtssichere Entgeltfortzahlung.
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Automatische Krankmeldungs­abfrage

Die Software von venabo übernimmt den kompletten eAU-Prozess ohne manuelle Eingriffe. Sobald sich die Mitarbeitenden mit dem Kennzeichen „Mit Arztbesuch“ krankmelden und die Genehmigung erfolgt ist, startet das System nach Ablauf der konfigurierten Sperrfrist automatisch den Abruf bei der entsprechenden Krankenkasse.

Detaillierte Verlaufs­protokollierung

Die venabo-Lösung dokumentiert jeden Schritt des eAU-Prozesses: von der Anfrage über die Übermittlung bis zur Rückmeldung. Alle Aktionen werden mit Zeitstempel und Bearbeitungsdetails gespeichert. Dies sorgt in Ihrem Unternehmen für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Audit-Sicherheit.

Analyse der Rückmeldungen

Das System verarbeitet die Antworten der Krankenkassen automatisch und zeigt alle Abweichungen oder Korrekturen übersichtlich an. Bei Unstimmigkeiten können Sie die Daten entsprechend den Rückmeldungsgründen korrigieren und automatisch zur erneuten Prüfung einreichen.

Maßgeschneidert für Ihre Anforderungen

  • Wegfall manueller Krankmeldungen spart rund 70% Ihrer Verwaltungszeit
  • Automatische Validierung aller Stammdaten verhindert erfolglose Abrufversuche
  • Lückenlose Dokumentation für Audit-Sicherheit und Compliance-Nachweise
  • Rechtssichere Entgeltfortzahlungs-Grundlagen durch automatische eAU-Verifizierung
  • Eliminierung von Unsicherheiten bei Lohnfortzahlung durch digitale Nachweise
  • Automatische Datenübergabe an Lohnabrechnungssysteme ohne manuelle Eingriffe
  • Transparente Krankmeldungsübersicht mit Echtzeit-Status der eAU-Abfragen
  • Verbesserte Personalplanung durch schnellere Verfügbarkeit verlässlicher Fehlzeiten-Daten
  • Reduzierte Nachfragen bei Mitarbeitern durch automatische Bescheinigungsabfrage
  • Minimierte Compliance-Risiken durch sichere eAU-Prozesse
  • Kosteneinsparungen durch Wegfall von manuellen Prozesse
  • Mehr Mitarbeiterzufriedenheit dank weniger Bürkratie-Arbeit

DSGVO-konforme Daten im gesamten eAU-Prozess

Automatische eAU-Abfrage bei Krankenkassen

Das System ruft bei einer Krankmeldung die elektronische Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit automatisch bei der Krankenkasse ab. Beispiel: Eine Mitarbeiterin meldet sich per App als „krank mit Arztbesuch“, venabo fragt nach Ablauf der Sperrfrist automatisch die eAU bei der Krankenkasse ab und gleicht sie mit der Krankmeldung ab.

Intelligente eAU-Checkliste für korrekte Stammdaten

Eine integrierte Prüffunktion analysiert automatisch alle Mitarbeiterstammdaten und zeigt fehlende oder unvollständige Angaben an, bevor der eAU-Abruf fehlschlägt. Beispiel: Das System warnt, wenn bei Mitarbeitenden die Sozialversicherungsnummer oder Krankenkasse fehlt und verhindert dadurch erfolglose Abrufversuche.

Konfigurierbare Abfrage-Fristen

Stellen Sie individuelle Fristen für die automatische eAU-Abfrage ein – ab dem ersten, dritten oder vierten Krankheitstag je nach Unternehmensrichtlinie. Beispiel: Auszubildende werden ab dem ersten Tag automatisch abgefragt, während reguläre Mitarbeitende erst ab dem vierten Tag erfasst werden.

Statusverfolgung mit Verlaufsprotokoll

Verfolgen Sie den kompletten eAU-Prozess von der Anfrage bis zur erfolgreichen Rückmeldung mit detailliertem Verlaufsprotokoll. Beispiel: Ein grünes Checksymbol zeigt erfolgreiche Abrufe, während Fehlermeldungen automatisch Korrekturhinweise liefern.

Integrierte automatische Aufgaben für 24/7-Automatisierung

Automatische Aufgaben arbeiten für Sie im Hintergrund der Software: sie synchronisieren Krankenkassendaten, versenden Anfragen und importieren Rückmeldungen vollautomatisch. Beispiel: Das System läuft rund um die Uhr und prüft mehrmals täglich selbstständig auf neue eAU-Daten.

DSGVO-konforme Datenhaltung mit Verschlüsselung

Alle sensiblen Gesundheitsdaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, während Diagnosen für Arbeitgeber unsichtbar bleiben. Beispiel: HR-Mitarbeitende sehen nur Arbeitsunfähigkeitsdauer und -zeitraum, nicht aber die medizinischen Gründe der Krankheit.

Typische Anwendungsfälle

Stammdaten-Fehler präventiv erkennen

Vor der monatlichen Lohnabrechnung führt die HR-Leitung die eAU-Checkliste aus. Das System identifiziert drei Mitarbeitende mit fehlenden Krankenkassenangaben und einen mit unvollständiger Sozialversicherungsnummer. Diese Daten können Sie sofort korrigieren, bevor die Krankmeldungen zu Abruffehlern führen können.

Langzeitkrankheit automatisch verlängern

Eine Person ist bereits zwei Wochen krankgeschrieben und erhält eine Folgebescheinigung. Sie erfasst die Verlängerung via App. Das System ruft die neue eAU ab und aktualisiert die Krankmeldung entsprechend. Die Lohnbuchhaltung erhält automatisch die verlängerten Fehlzeiten.

Compliance-Kontrolle durch Verlaufsnachweis

Bei einer Betriebsprüfung fordert die Prüferin Nachweise für Entgeltfortzahlungen des letzten Jahres an. Das System generiert automatisch ein Verlaufsprotokoll aller eAU-Abrufe mit Zeitstempeln, Rückmeldungen der Krankenkassen und Bearbeitungsschritten als lückenlose Dokumentation.

Fehlerkorrektur bei Abweichungen

Eine Krankenkassen-Rückmeldung zeigt eine Abweichung bei den Arbeitsunfähigkeitsdaten. Das System präsentiert die Unterschiede übersichtlich, HR korrigiert die Stammdaten anhand der Vorgaben und die Software startet automatisch eine erneute eAU-Anfrage mit den korrigierten Informationen.

Vertrauen Sie auf die automatische eAU-Abfrage!

Vereinbaren Sie jetzt eine Live-Demo und erfahren Sie, wie venabo Ihre eAU-Abfrage in wenigen Minuten vollständig automatisiert – rechtssicher, transparent und perfekt an Ihre HR-Prozesse angepasst.
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Häufig gestellte Fragen

Die Grundkonfiguration der eAU-Abfrage erfolgt innerhalb von 30 Minuten. 

Ja, das System kann eAUs innerhalb der Verjährungsfrist auch nachträglich abrufen, solange das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Krankheit bestand.

Bei fehlgeschlagenen Abrufen analysiert das System automatisch die Rückmeldung, zeigt konkrete Korrekturhinweise an und startet nach Datenkorrekturen automatisch erneute Abfrageversuche.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Diagnosen bleiben für Arbeitgeber unsichtbar – Sie sehen nur arbeitsrechtlich relevante Informationen wie Dauer und Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit.

Alle gesetzlichen Krankenkassen sind über die ITSG-zertifizierte Schnittstelle erreichbar. Das System synchronisiert automatisch aktuelle Krankenkassendaten und passt sich Änderungen an.

Ja, Sie können unterschiedliche Fristen definieren – etwa ab dem ersten Tag für Auszubildende und ab dem dritten Tag für Stamm-Mitarbeitende. Das System berücksichtigt diese automatisch bei der Abfrage.